Digitale Transformation mit knappen Budget – Die eine Minute Regel

Digitale Transformation mit knappen Budget – Die eine Minute Regel

In der Politik (und im Business) ist es manchmal wie in der Grammatik: Ein Fehler, den alle begehen, wird schließlich als Regel anerkannt. – André Malraux

Anfang Jahr machte meine Frau einen neuen Vorschlag, als wir im Familienkreis zusammensassen. Aufgaben die innerhalb einer Minute abarbeitbar sind, werden sofort erledigt. Wie bei allen Regeln und Prinzipien benötigt es auch hier als wichtigste Zutat «Verständnis», damit dies zu einer Routine werden kann. Ich machte mir natürlich Gedanken: «Wie kann ich das auf die administrativen Dinge meiner Arbeit anwenden?»

Zufälligerweise hatte ich gerade ein Beispiel. Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen muss ich für das GA der SBB meine Reisestrecken dokumentieren. Dies wird am Jahresende für die Lohnabrechnung benötigt. Hier war meine Überlegung: Was muss ich tun, damit ich meine Reisestrecke von meinem Smartphone aus innerhalb einer Minute erfassen kann?

Ich bekam eine Exceldatei zugesendet und eine kurze Anleitung dazu. Ich machte mir ein paar Überlegungen wie sie wohl jeder macht. Mit der Bearbeitung der Exceldatei auf einem Smartphone? Das ist Zeit- und Nervenintensiv. Also bewertete ich weitere Varianten:

  1. Ich schreibe eine App. Das war meine erste Überlegung. Mit dieser Idee dachte ich wie die breite Masse. Eine JavaScript only Anwendung mit einen bombastischen absolut angesagten Single Page Application Framework oder gleich eine native App? Den Aufwand wollte ich für so ein Thema jedoch nicht betreiben. Hauptgrund dafür: Diese Aufgabe muss im Supportprozess aufgrund eines Offstage-Stakeholders (Gesetzliche Rahmenbedingungen) gemacht werden. Es entsteht kein Mehrwert in der Wertschöpfung, wenn ich für dieses Problem eine App schreibe. Im Gegenteil, der Aufwand dafür erzeugt nur Mehrkosten. Hier berücksichtigte ich in meinen Gedankenprozess auch Aussagen von Kunden. Eine die mir dabei durch den Kopf ging: „Eine Anwendung, die wir entwickeln lassen, muss im ersten Jahr den Return on Investment (ROI) erreichen. Unsere Mitarbeiter sind nicht dumm und benötigen keine aufwendigen Validierungsregeln im Frontend.“ Diese Lösung wäre am Ende für mein Problem nicht wirtschaftlich.
  2. Ich mache einen Verbesserungsvorschlag über den ISO-Prozess. Du lachst? Ich auch, bis da das nächste Meeting zur Bewertung der Verbesserungsvorschläge stattfindet, sitze ich am Desktop-PC, ackere meinen Terminkalender durch, um zu rekonstruieren wann ich für das Unternehmen auf Tour war. Diesen Mehraufwand möchte ich ja mit meiner „Eine Minute Regel“ eliminieren. Diese Lösung löst mein Problem ebenfalls nicht. Es entscheiden andere darüber, ob die «Eine Minute Regel» für meine Arbeitsstrukturierung gut ist oder nicht. Lasse ich lieber, ich wollte meine Lösung so schnell als möglich nutzen.
  3. Ich erstelle mir eine SharePoint-Liste. Doch, das könnte funktionieren. Wen muss ich anfragen? Welcher Bereich könnte mir zur Verfügung gestellt werden? Wer ist zuständig? Ok, bis ich das geklärt habe, dann kann ich auch den Mehraufwand zur Rekonstruktion meiner Strecken in Kauf nehmen. Diese Lösung erzeugt Organisationsbrüche. Ich involviere Personen, um meine Arbeitsstrukturierung mit der „Eine Minute Regel“ zu verbessern. Da ist viel Verständnis von einer Organisation notwendig. Fällt auch weg.
  4. Ich probiere mal Microsoft Flow. Der Cloud-Dienst interessierte mich. Die Überlegung im Unternehmen zu fragen, ob wir den Dienst nutzen könnten. Es gibt da noch andere Möglichkeiten. «Bring your own device» (BYOD) ist zwischenzeitlich wohl jeden bekannt. Seit circa drei Jahren nutze ich auch die Möglichkeit von BYOA, was soviel heisst wie: Bring your own Account. Einige Kunden arbeiten mit Github und VSTS und die Zugriff- und Rechtevergabe erfolgt fast immer über meine eigenen Accounts auf diesen Plattformen. Es war Samstag Abend. Mich interessierte dieses Thema, wollte es auch gleich ausprobieren und wenn möglich sofort in Betrieb nehmen. Es gibt nur wenige Arbeitskollegen, mit denen ich mich auch am Wochenende zu solchen Themen austausche. Eine Bereitstellung der Infrastruktur und der Berechtigungen an einem Samstag Abend? Undenkbar! Was wird von mir am Jahresende benötigt? Eigentlich nur die Exceldatei mit den protokollierten Strecken. Was kann ich machen. Eine neue Möglichkeit oder gar Kunsbegriff wie BYOI schaffen? Office 365 mit OneDrive nutze ich privat bereits. Die Microsoft Flow – Registrierung funktionierte auch sofort und mit bis zu 750 Transaktionen im Monat entstehen mir keine Kosten. Ok, ich probiere es mit der Strategie «Bring your own Infrastructure» (BYOI) und Microsoft Flow. So vermeide ich unnötige Organisationsbrüche oder das andere entscheiden ob meine Idee als Arbeitsstrukturierung gut ist.

Fangen wir an.

Die Exceldatei

Die Exceldatei stand im *.xls – Format zur Verfügung. Dieses Format unterstützt Microsoft Flow nicht. Also musste ich diese erst in das *.xlsx – Format umwandeln. Ein positiver Nebeneffekt, in einer Datei mit xlsx – Format können keine Makros gespeichert werden. So erspare ich mir als positiven Nebeneffekt unnötige Sicherheitslücken.

Die Datei ist in tabellarische Bereiche unterteilt. Im Bereich der GA-Nutzung durch Mitarbeiter werden die Strecken erfasst.

Bild zeigt die Ausgangslage der Exceldatei

Microsoft Flow stellt bereits einen Konnektor für Excel bereit. Damit wird der Zugriff auf eine Exceldatei möglich.

Ich entfernte die leeren Zeilen, übrig blieb der Tabellenkopf des Bereichs.

In der bestehenden Exceldatei wird das Total via Formel Anzahl, Preis und Retour berechnet. Tabellen mit Formeln werden in Verbindung mit Microsoft Flow noch nicht unterstützt. Somit ist eine Berechnung im Workflow notwendig.

Bild stellt die Tabelle ohne Zeilen unterhalb.

Die Zeile für das Total verschob ich dabei ausserhalb der Tabelle. Dort ist eine Formel hinterlegt, welche künftig das Teilergebniss der abgefüllten Tabelle enthält.

Den Tabellenkopf markierte ich und legte mittels Menüpunkt Einfügen>Tabelle eine Tabelle an.

Bild zeigt den Dialog in Excel zum anlegen einer Tabelle

Die Auswahlbox «Tabelle hat Überschriften» muss noch selektiert werden. Mit Bestätigung «OK» wechselt das Menüband in die Entwurfsansicht der Tabelle.

Bild zeigt die angelegte Tabelle im Bereich der GA-Nutzung

Es ist hilfreich der Tabelle einen sprechenden Namen zu geben. In meinem Beispiel «GAFahrten». Ein Blatt in Excel kann mehrere Tabellen enthalten. Über den Excel Konnektor in Microsoft Flow können diese später ausgewählt und angesprochen werden.

Bild zeigt im Menüband von Excel den Tabellenname GAFahrten

Den Bezug zum Total herstellen. Excel-Profis werden einwenden, dass dies mit der Ergebniszeile auch geht. Die Idee hatte ich auch. Mit diesem Ansatz bekam ich jedoch die Meldung am Desktop, dass die Exceldatei repariert werden muss, wenn Flow die Datei abfüllte. Das führte bei der Korrektur zu Fehlern. Aus diesem Grund nutze ich den Ansatz eines separaten Totals.

Die Formel, die ich dabei verwende ist Teilergebnis für Summe auf den Tabellenbezug.

Bild zeigt die Formel =Teilergebnis(9;G19;G19)

Damit sind auch die Bezüge wiederhergestellt. Der Excel-Konnektor kann mit diesen Anpassungen auf die Excel-Datei zugreifen und abfüllen. Damit sind die Vorbedingen erfüllt, damit Microsoft Flow mit der Exceldatei arbeiten kann.

Der Workflow

Grundsätzlich lassen sich einfache Flows auf dem Smartphone erstellen. Da ich aber eine Berechnung ausführen muss, verwende ich die Weboberfläche. Hier steht mir ein Formelassistent zur Verfügung.

Damit ich den Workflow im Webbrowser erstellen kann, wechselte ich zu flow.microsoft.com.

Ich möchte einen Workflow mit Schaltfläche, der auf Knopfdruck startet und die erforderlichen Angaben entgegennimmt. Dafür wähle ich Flow auf der Hauptseite im Menü «Ohne Vorlage erstellen»

Anschliessend wählte ich den Konnektor Flowschaltfläche aus:

Bild zeigt die Startseite von flow.microsoft.com

Der Schaltfläche können Felder vom Typ Text, Datei und Mail hinzugefügt werden. Bei Textfeldern lassen sich Optionsfelder für eine schnellere Auswahl erstellen. In meinem Beispiel sieht das Startformular wie folgt aus:

Bild zeigt die Formularkonfiguration für die Eingabe von Streckendaten

Da die direkte Berechnung innerhalb einer Excel-Tabelle mit Flow noch nicht unterstützt wird, muss die Berechnung mittels einer weiteren Aktion im Workflow erfolgen. Unschön bei diesem Ansatz ist die Verteilung von Berechnungslogik. Für meine «Eine Minute Regel» gehe ich diesen Trade off ein.

Bild zeigt die Logik für das hinzufügen weitere Aktionen

Die Aktion um Berechnungen durchzuführen, heisst Datenvorgänge – Verfassen bzw. Data Operations – Compose.

Auf der Weboberfläche lassen sich diese im Vergleich zum Smartphone einfacher zusammenstellen.Bild zeigt den Formelassistent der Weboberfläche, welche auf dem Smartphone fehlt.

Am Ende soll die Exceldatei abgefüllt werden. Dazu wähle ich den Excel Konnektor vom Typ Insert Row aus und ordne die Felder zu.

Bild zeigt die Konfiguration des Excel Konnektor

Der Ablageort der Exceldatei ist auf OneDrive. Von dort ausgewählt findet diese Aktion die Tabelle «GAFahrten» und listet alle Spalten für die Zuordnung auf.

Damit war ich fertig und musste den Workflow nur noch speichern. Das schöne, ich konnte für häufige Strecken diesen Workflow als Vorlage kopieren und die Eingabe auf das Reisedatum reduzieren.

Über «Meine Flows» kann ich diesen Workflow nun starten.

Bild zeigt den Workflow auf der Übersicht der Webseite.

Auf meinem Smartphone stehen die Flows ebenfalls zur Verfügung. Diese kann ich einfach erfassen, wenn ich an einer Haltestelle warte.

Bild zeigt das Eingabeformular auf einen Smartphone

Fazit

Was wurde aus meiner Samstagabend Idee? Sie funktionierte schon am selben Abend. Ich nutze diesen Ansatz mittlerweile vier Monate. Es kam auch schon vor, dass ich eine Erfassung vergessen habe. Bis jetzt fiel mir das meist einen Tag später auf, wenn ich die nächste Strecke erfasste und die Übersicht der Flow-Ausführungen betrachtete. In dieser Hinsicht funktioniert mit diesem Supportprozess meine «Eine Minute Regel».

Wie sind deine Erfahrungen mit Supportprozessen? Deine Meinung interessiert mich!

 

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