Wie wir Microsoft Teams zur Abstimmung von Anfragen über unsere Website nutzen

Wie wir Microsoft Teams zur Abstimmung von Anfragen über unsere Website nutzen

Das Jahr 2020 hat auch bei uns einige Gewohnheiten über den Haufen geworfen, neue Abläufe durften sich entwickeln. Wir haben seit Beginn von databinding mit Microsoft Teams gearbeitet und so ein Grundstein für das ortsunabhängige Arbeiten geschaffen. Durch dieses Werkzeug können wir trotz Distanz eng zusammen arbeiten und uns in kürzester Zeit aufeinander abstimmen. Durch den Lockdown wurde Microsoft Teams ein noch wichtigeres Instrument in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern.

Bei Anfragen über das Kontaktformular auf unserer Website hatten wir den klassischen Ansatz zu einer Info-Mail im Einsatz. Bei Abstimmungen gab es entsprechend immer einen Mailverkehr oder einen kurzen Austausch über den Chat von Microsoft Teams. Wir machten uns Gedanken, wie wir diesen Austausch über diverse Kanäle einfacher gestalten könnten.

In der Dokumentation “Senden einer E-Mail an einen Kanal in Teams” gibt es eine Anleitung, wie Emails an einen Kanal in Microsoft Teams gesendet werden können. Da wir uns bereits häufig über Teams zum weiteren Vorgehen abstimmten, wollten wir diesen Ansatz ausprobieren.

Neuer Kanal “Kontaktformular”

Wir legten in unseren Teams einen neuen Kanal “Kontaktformular” an. Über die Menüauswahl kann das Kontext-Menü geöffnet und eine entsprechende Email-Adresse für den Kanal abgerufen werden.

Die Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus Microsoft Teams, um einen neuen Kanal "Kontaktformular" mit einer Email-Adresse abzurufen.

Auf unserer Website tauschten wir die bereits bestehende Adresse für das Kontakt-Formular mit der des Kanals “Kontaktformular” aus.

Im nächsten Schritt aktivierten wir die Kanalbenachrichtigungen, um informiert zu werden. Um sicher zu gehen, machten wir einen Testlauf. Das Kontaktformular ausgefüllt, abgeschickt und nur kurze Zeit später ist die Anfrage schon im Kanal “Kontaktformular” sichtbar.

Die Abbildung zeigt das Kontaktformular auf der Webseite von databinding GmbH ausgefüllt als Test.
Abbildung zeigt den Inhalt einer Mail im Kanal Kontaktformular

Durch die Aktivierung der Kanal-Benachrichtigung erhalte ich auch eine Push-Benachrichtigung auf meinem Smartphone. Anstatt die Mail weiterzuleiten und eine Abstimmung über Telefon oder Chat zu starten, ist nun alles über unseren Kanal “Kontaktformular” möglich.

Was machen mit Spam?

Kontaktformulare auf Webseiten sind häufig sehr starken Spam-Anfragen ausgeliefert. Damit unser Kanal nicht mit Spam gefüllt wird, haben wir einen Service dazwischen geschaltet, der die Nachrichten zuerst überprüft, bevor diese an den Kanal “Kontaktformular” gesendet wird.

Wie weiter nach der internen Abstimmung?

Nach der Abstimmung lässt sich die Mail aus dem Kanal heraus in der Standard Email-Anwendung öffnen.

Auf den Link “Ursprüngliche E-Mail anzeigen” klicken und die Email wird im Standard Email-Programm geöffnet. Der gewohnte Prozess zur Umwelt geht weiter. Beim Antworten wird die Reply-To Adresse gesetzt und der Austausch mit unseren Website-Besucher wie bisher über Email ermöglicht.

Abbildung zeigt die Anfrage im Standard-Email Programm zur Beantwortung der Anfrage

Welche Änderungen, nebst Home Office, hast du erlebt? Wir sind gespannt auf dein Feedback!


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